Les citoyens d’aujourd’hui sont de plus en plus connectés et exigeants. L’adoption des outils digitaux a considérablement augmenté puisque 96% des moins de 70 ans utilisent Internet. Les plus de 70 ans sont, eux, 63% d’utilisateurs.
Les citoyens s’attendent alors à ce que les services publics soient aussi simples et efficaces que les plateformes qu’ils utilisent au quotidien.
Les longues files d’attente, les démarches administratives fastidieuses et les procédures compliquées ne sont plus acceptables. Les citoyens veulent un parcours citoyen fluide et transparent, où chaque interaction avec une administration se déroule de manière harmonieuse.
Les mairies modernes se tournent alors de plus en plus vers la technologie pour améliorer leur efficacité et offrir des services publics de meilleure qualité.
Le digital dans les mairies
Le logiciel en tant que service, ou SaaS, a révolutionné la manière dont les mairies gèrent leurs opérations.
Pour la prise de RDV en ligne par exemple qui devient incontournable, Orion Rendez-Vous va permettre d’optimiser le flux des usagers dans les locaux administratifs.
En remplaçant les files d’attente traditionnelles ORION réduit le temps d’attente et améliore l’efficacité des mairies. Cela se traduit par une expérience plus agréable pour les citoyens et un personnel administratif moins stressé.
Faciliter les démarches administratives est une priorité pour les collectivités locales; 78 % de ces administrations privilégient alors la digitalisation de la gestion du parcours citoyen. La prise de rendez-vous en ligne est un service qui répond aux attentes des citoyens, de plus en plus habitués à réaliser leurs démarches sur Internet.
ESII a également créé la plateforme Mon Passeport en Ligne, un service qui simplifie les démarches administratives des citoyens pour la prise de rendez vous concernant le renouvellement ou la demande de documents sécurisés (passeport, CNI). Les citoyens peuvent ainsi trouver rapidement un rendez-vous en mairie. Les mairies partenaires d’ESII peuvent se faire référencer automatiquement sur la plateforme.
Le modèle SaaS (Software as a Service) est particulièrement intéressant en terme de démarche environnementale. En optant pour des SaaS, les mairies peuvent réduire leur empreinte carbone de plusieurs manières :
- Réduction des déchets papier : Les systèmes SaaS permettent de numériser de nombreuses procédures, réduisant ainsi la consommation de papier. Par exemple, ORION envoie des notifications sur smartphone aux citoyens, éliminant ainsi le besoin de tickets en papier.
- Économie d’énergie : Les logiciels en tant que service sont souvent hébergés dans des centres de données optimisés sur le plan énergétique, réduisant la consommation d’énergie par rapport aux installations locales.
- Mobilité et télétravail : Les logiciels SaaS offrent la possibilité de travailler à distance, avec notamment le Phygital Kiosk, réduisant ainsi les déplacements du personnel municipal.
ESII a à cœur de rendre ses solutions compatibles avec les systèmes existants dans les mairies. L’interopérabilité est essentielle pour garantir une transition sans heurts vers des processus numériques. Les logiciels ESII peuvent être intégrés aux systèmes de gestion de l’état civil, de l’urbanisme, de la fiscalité, et bien d’autres. Cela permet une gestion globale et cohérente des données et des opérations municipales, améliorant ainsi l’efficacité et la qualité des services.
L’accueil sur borne dans les mairies
En plus des logiciels, les bornes interactives sont un élément clé de la modernisation des mairies. ESII propose une variété de bornes interactives conçues pour répondre aux besoins spécifiques des collectivités locales. Parmi les options disponibles, on trouve la borne Keo qui permet de simplifier la gestion de l’accueil en s’enregistrant directement sur la borne, permettant l’impression d’un ticket (papier ou numérique) et l’orientation des visiteurs.
La borne permet également l’identification des rendez-vous en scannant le QR code de la convocation sur le lecteur.
Afin d’améliorer la gestion des rendez-vous pour les demandes de passeports et de cartes nationales d’identité, la mairie de Grigny à décidé de nous faire confiance et d’utiliser notre logiciel de prise de rendez-vous (ORION) et un de nos système de borne à l’accueil (KEO).
Lorsqu’un citoyen grignois veut refaire son passeport ou sa carte d’identité il passe donc par ces différentes étapes :
- Prise de rendez-vous en ligne
- Sélection du service et de la date
- Confirmation de rendez-vous
- Arrivée à la Mairie
- Prise en charge à la borne d’accueil
- Identification
- Prise en charge du rendez vous
L’adoption de logiciels SaaS comme ORION et l’utilisation de bornes interactives révolutionnent la manière dont les mairies interagissent avec les citoyens. Ces innovations améliorent l’efficacité, réduisent l’empreinte carbone et optimisent l’expérience des usagers. Aujourd’hui, ESII équipe plus de 4200 sites dans le secteur public et bénéficient d’une réelle expertise dans l’amélioration et l’optimisation du parcours citoyen.
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