Les musées et autre centres culturels attirent un grand nombre de visiteurs tout au long de l’année et souvent par pic lors d’évènements particuliers (journées du patrimoine, vernissage, exposition temporaire…). Ces affluences volatiles peuvent générer de longues files d’attente décourageant certains, excédants les autres, faisant perdre du temps à tout le monde. Optimiser l’attente, améliorer l’accueil sont des défis auxquels ESII peut apporter des réponses.
Une multitude de modes d’accueil
Un des défis de l’optimisation de l’accueil dans les lieux touristiques est la multitude de modes d’accueil qui peuvent exister. La plupart des sites proposent :
- la traditionnelle vente de billets sur place (aux guichets ou caisses automatiques),
- la vente des billets d’entrée à distance (site Internet, grande distribution, etc.),
- des entrées gratuites (- de 18 ans, étudiants, etc.)
- des pass (Pass Paris Muséum par exemple).
Il est donc nécessaire de prendre en compte tous ces modes d’accueil simultanément.
Quant aux visiteurs, ils présentent des profils variés avec des attentes différentes (étranger, groupe, famille, PMR…) qu’il faudra gérer simultanément.
Alors, pour augmenter le nombre de visiteurs tout en offrant une meilleure expérience de visite, il conviendrait de :
- Diminuer les files d’attente devant l’établissement
- Fluidifier l’accueil en répartissant les arrivées dans le temps
- Prendre en charge les visiteurs spontanés dans le flux des visiteurs programmées
- Accueillir chacun selon sa typologie
Des solutions adaptées
Avec Orion, la solution de gestion de l’accueil en mode SaaS, la gestion des visiteurs se rendant à la billetterie ou entrant dans l’exposition se fait intelligemment qu’ils aient un ticket, qu’ils viennent spontanément ou qu’ils aient un profil prioritaire (PME, femme enceinte…). Ils entrent dans le même système afin de leur offrir un accueil sans attente, fluide et omnicanal.
Répartir les arrivées dans le temps
La prise de rendez-vous et le ticket digital
Ceux des visiteurs qui veulent s’organiser à l’avance peuvent prendre un rendez-vous en ligne directement sur le site internet de l’établissement.
La solution offre la possibilité de prendre un ticket virtuel sur son smartphone pour le jour même pour prendre une place (prendre rang) dans la file existante. Une heure de passage garantie est délivrée permettant la venue du visiteur à une heure exacte sans qu’il n’ait besoin d’attendre sur place.
Ces deux solutions permettent de :
- Programmer les venues,
- Répartir dans le temps les visiteurs,
- Eviter les pics d’affluence.
Gérer les visiteurs spontanés
Accueil sur borne
Pour les visiteurs spontanés, l’accueil sur borne interactive va permettre de distribuer un ticket papier (pour une attente conventionnelle dans le hall) ou un ticket SMS qui laisse la possibilité d’attendre ailleurs (à la boutique par exemple) puisque l’appel vers le guichet se fera par l’envoi d’un second SMS.
Gérer les visiteurs spontanés
Accueil par ticket connecté
Avec la solution de tickets connectés Weasy™, le visiteur prend un boitier disponible à l’accueil. Il voit les temps d’attente moyen, devient libre de patienter où il souhaite. A son tour, le Weasy vibre et sonne pour lui indiquer le guichet qui l’appelle.
Les boitiers fonctionnent également pour les visites guidées : les visiteurs attendent le début de la visite avec un Weasy en main. Pour les avertir du démarrage et les inviter à revenir à l’entrée, le Weasy vibre et sonne et affiche un message sur son écran.
Diminuer l’attente
La file unique eZQ™
L’écran vidéo indique la caisse billetterie disponible pour orienter les visiteurs en sortie de guide file.
La solution existe avec appel manuel du visiteur suivant (par simple boitier) et appel automatique par anticipation (eZQ™ Sensor, avec capteurs au niveau de la file unique et des caisses).
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