[FR] Quels engagements qualité pour les mairies ?

accueilFace aux attentes de plus en plus exigeantes en termes d’accueil de la part des usagers, les mairies ont la possibilité d’obtenir certaines certifications garantissant la qualité de leurs services. Parmi elles, le label Qualiville ou encore le référentiel Marianne. Pour obtenir ces labels, les mairies doivent, si ce n’est pas le cas, moderniser leur accueil pour faciliter l’orientation, l’information et la communication avec leurs administrés. Quelles solutions existent ?

Prise de rendez-vous sur Internet

toulouseBien accueillir l’usager commence avant son arrivée en mairie. Proposer un site Internet facile d’utilisation, où l’on peut prendre rendez-vous pour un ou plusieurs services en quelques clics est aujourd’hui incontournable. Le principe est simple : une fois sur le site Internet de sa mairie, l’usager choisit son service et la date qui correspond le mieux à ses attentes. Le système lui propose les possibilités selon les plages réservées et les rendez-vous déjà pris. Il reçoit une confirmation ou rappel de son rendez-vous par email et /ou par SMS. Des villes telles que Toulouse proposent ce type de prise de rendez-vous.

Dématérialisation de l’affichage légal

infokioskS’engager sur la qualité d’accueil c’est non seulement améliorer les conditions de réception du public mais aussi faciliter le travail des agents. Parmi les récentes innovations sur le marché, des bornes tactiles d’affichage légal commencent à être installées en mairie. Ces bornes ont pour objectif de remplacer l’affichage légal obligatoire (bans, permis de construire, …) au format papier et d’afficher leur version numérique sur une dalle tactile. La mairie soutient alors une démarche écologique (plus de gaspillage de papier) et fait gagner du temps à ses agents. Côté usager, l’information est aisément consultable, 24h/24.

Communication audiovisuelle dynamique

mur image« Une signalétique adaptée pour informer et accueillir », voici l’un des critères d’obtention du label Qualiville. L’information et l’accueil passent en effet aussi par la signalétique : panneaux, afficheurs et surtout écrans de communication. L’un des avantages des écrans est qu’ils peuvent diffuser plusieurs contenus de manière dynamique : appel du suivant et conditions d’attente en cas de gestion des files d’attente, communication institutionnelle, bulletins météo, plans d’orientation, … Facilement administrable pour le responsable, le contenu diffusé oriente, informe et rassure le visiteur. Certaines mairies telles que la ville de Lille sont même allées plus loin en installant un mur d’images (plusieurs écrans) dans leurs locaux pour renforcer l’impact de leur communication.

Avec ces solutions, les mairies s’engagent à recevoir leurs usagers dans de meilleures conditions et s’inscrivent dans une démarche de qualité continue. Les agents travaillent dans un environnement serein et les visiteurs sont rassurés car pris en charge avant, pendant et après leur parcours.

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